Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Anbieter und Verantwortlicher für diese Website und diesen Dienst ist Sitemind Ai Labs. Die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Erklärung und im Impressum.

Für Konto-, Abrechnungs-, Support-, Website- und Plattformverwaltungsdaten handelt Sitemind Ai Labs in der Regel als Verantwortlicher. Bei Besuchernachrichten und Daten, die über ein von einem Kunden installiertes Widget verarbeitet werden, kann der Kunde Verantwortlicher sein und Sitemind Ai Labs je nach konkretem Anwendungsfall und geltendem Recht als Auftragsverarbeiter handeln.

Kunden sind dafür verantwortlich, ihre eigenen Website-Besucher über die Nutzung des Sitemind Ai Labs Widgets zu informieren und erforderliche Einwilligungen einzuholen oder erforderliche Hinweise auf ihren eigenen Websites bereitzustellen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Konto- und Geschäftsdaten

Wenn Sie ein Konto erstellen oder unsere Plattform nutzen, können wir verarbeiten:

• Name, Unternehmensname, E-Mail-Adresse, Login-Daten und Authentifizierungsdaten
• Kontoeinstellungen, Spracheinstellungen, Planinformationen, Abonnementstatus und Testphasenstatus
• Supportnachrichten, Kontaktanfragen, Feedback und zugehörige Kommunikation
• sicherheitsrelevante Daten wie Login-Versuche, Sitzungsdaten, IP-Adresse, User-Agent und Missbrauchspräventionssignale

2.2 KI-Agent-, Widget- und Website-Daten

Wenn Sie einen KI-Agenten erstellen, eine Website verbinden oder ein Widget installieren, können wir verarbeiten:

• Website-URL, Domain, Seiten-URLs, Seitentitel, Meta-Beschreibungen, Überschriften, interne Links und Textvorschauen
• Agentenname, Willkommensnachricht, Farbeinstellungen, Konfiguration, Embed-Informationen und ähnliche Einstellungen
• öffentliche Website-Inhalte, die Sie bereitstellen, autorisieren oder zur Verarbeitung verfügbar machen
• technische Metadaten, die erforderlich sind, um das Widget mit der richtigen Website und dem richtigen Agenten zu verbinden

2.3 Chat-, KI- und Interaktionsdaten

Wenn Besucher oder Nutzer mit einem KI-Widget oder einer verwandten KI-Funktion interagieren, können wir verarbeiten:

• Fragen, Antworten, Prompts, Chatnachrichten und begrenzten Gesprächsverlauf
• Seitenkontext, Seiten-URL, Seitentitel, Website-Kontext, Sprache und Konfigurationsdaten, die für relevante Antworten erforderlich sind
• Chat-Insights, Frage- und Antwortprotokolle, Fehlerprotokolle, Moderationssignale und Diagnoseinformationen
• Daten, die erforderlich sind, um Missbrauch, Spam, übermäßige Nutzung, Sicherheitsvorfälle oder technische Fehlverwendung zu verhindern

2.4 Analytics-, Besuchs- und technische Daten

Je nach aktiven Funktionen können wir technische und analytische Daten verarbeiten, wie:

• Seiten-URL, Seitentitel, Referrer, Besuchszeit, Sitzungskennung, Besuchszahl und ungefähre Aktivitätsdauer
• Browser, Gerätetyp, Betriebssystem, User-Agent, Bildschirm- oder Umgebungsinformationen und Diagnosedaten
• ungefähren Standort wie Land oder Stadt, sofern technisch über Infrastruktur oder Analytics-Verarbeitung verfügbar
• Live-Besucherstatus, Zeitpunkt der letzten Aktivität und aggregierte Besucherstatistiken

2.5 Zahlungs- und Abrechnungsdaten

Für kostenpflichtige Pläne, Abonnements, Rechnungen, Steuern, Rückerstattungen, Betrugsprävention oder Zahlungssupport können Zahlungs- und Abrechnungsdaten durch einen externen Zahlungsanbieter verarbeitet werden. Wir speichern keine vollständigen Kartennummern auf unseren eigenen Servern.

3. Wie wir Daten nutzen

Wir können erhobene Daten nutzen, um:

• Sitemind Ai Labs bereitzustellen, zu betreiben, zu warten und zu verbessern
• Konten zu erstellen, Nutzer zu authentifizieren, Abonnements zu verwalten und Support bereitzustellen
• KI-Agenten, Widgets, Analytics und verwandte Tools zu erstellen, zu konfigurieren, zu sichern und zu betreiben
• KI-Antworten zu generieren und relevanten websitebezogenen Kontext anzuzeigen
• vom Kunden bereitgestellte oder autorisierte Website-Inhalte zu crawlen, zu strukturieren, zusammenzufassen und zu speichern
• Analytics, Live Users, Chat-Insights und Servicediagnosen anzuzeigen
• Missbrauch, Spam, Betrug, Angriffe, unbefugte Nutzung, technische Fehler oder Richtlinienverstöße zu erkennen, zu verhindern und zu untersuchen
• gesetzliche Pflichten zu erfüllen, unsere Bedingungen durchzusetzen und unsere Rechte, Kunden, Besucher und die Plattformintegrität zu schützen

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns je nach Verarbeitungstätigkeit auf eine oder mehrere Rechtsgrundlagen.

• Vertragserfüllung: zur Bereitstellung von Konten, Abonnements, Dashboard-Zugang, KI-Agenten, Widgets, Support und angeforderten Diensten.
• Berechtigte Interessen: zur Sicherung des Dienstes, Verhinderung von Missbrauch, Verbesserung der Funktionalität, Analyse grundlegender Nutzung, Aufrechterhaltung der Zuverlässigkeit und Wahrung rechtlicher Interessen, sofern keine überwiegenden Rechte entgegenstehen.
• Einwilligung: soweit erforderlich für optionale Cookies, bestimmte Analytics, Marketing oder ähnliche Technologien.
• Rechtliche Verpflichtungen: soweit die Verarbeitung für Buchhaltung, Steuern, rechtliche Anfragen, Verbraucherrechte, Streitbearbeitung oder regulatorische Pflichten erforderlich ist.

5. KI-Verarbeitung und wichtige Einschränkungen

KI-Funktionen können Prompts, Chatnachrichten, Website-Kontext, Nutzeranweisungen, Konfigurationsdaten und technische Informationen verarbeiten, um Antworten zu generieren oder verwandte Funktionen bereitzustellen.

KI-generierte Antworten können ungenau, unvollständig, veraltet oder für eine bestimmte Situation ungeeignet sein. Nutzer und Kunden sollten sich bei rechtlichen, medizinischen, finanziellen, steuerlichen, sicherheitsrelevanten, Notfall- oder sonstigen wichtigen Entscheidungen nicht ohne unabhängige Prüfung durch eine qualifizierte Person auf KI-Antworten verlassen.

Nutzer und Besucher sollten keine Passwörter, Zahlungsdaten, Ausweisnummern, Gesundheitsdaten, vertraulichen Geschäftsgeheimnisse, sensiblen personenbezogenen Daten oder sonstigen hochsensiblen Informationen in den KI-Chat oder Supportfelder eingeben, sofern dies nicht ausdrücklich angefordert und rechtlich angemessen ist.

Wir können technische Schutzmaßnahmen, Ratenbegrenzungen, Moderation, Filterung, Protokollierung oder manuelle Prüfung einsetzen, soweit dies erforderlich ist, um den Dienst zu schützen, Missbrauch zu verhindern, Probleme zu untersuchen oder die Zuverlässigkeit zu verbessern.

6. Website-Crawling und Inhaltsverarbeitung

Sitemind Ai Labs kann Inhalte von Websites crawlen, lesen, strukturieren, zusammenfassen und speichern, die vom Kunden eingegeben werden, damit KI-Tools relevantere Antworten geben können. Dies kann öffentliche Seitentexte, Seitentitel, Überschriften, Meta-Beschreibungen, interne Links und kurze Textvorschauen umfassen.

Durch Eingabe einer Website, Domain, Sitemap, Seite oder von Inhalten in die Plattform bestätigt der Kunde, dass er über die erforderlichen Rechte und Befugnisse verfügt, diese Verarbeitung zu erlauben, und dass die Inhalte keine Rechte Dritter unrechtmäßig verletzen.

Wir können gecrawlte Inhalte begrenzen, pausieren, ablehnen oder entfernen, wenn sie ein technisches Risiko, rechtliches Risiko, übermäßige Last, Missbrauchsbedenken oder einen Verstoß gegen unsere Bedingungen oder Nutzungsregeln darstellen.

7. Verantwortung der Kunden und Besucherhinweise

Kunden sind verantwortlich für ihre eigenen Websites, Inhalte, Rechtshinweise, Cookie-Banner, Einwilligungsverwaltung, Besucherkommunikation und die Einhaltung von Datenschutz-, Verbraucher-, Werbe- und branchenspezifischen Gesetzen.

Wenn ein Kunde das Sitemind Ai Labs Widget auf seiner Website installiert, ist der Kunde dafür verantwortlich, Besucher darüber zu informieren, dass ein KI-Assistent Nachrichten und technischen Kontext verarbeiten kann, und die eigene Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren.

Kunden dürfen Sitemind Ai Labs nicht nutzen, um personenbezogene Daten unrechtmäßig zu erheben oder zu verarbeiten, Besucher irrezuführen, regulierte professionelle Beratung ohne entsprechende Qualifikation anzubieten oder sensible Daten ohne gültige Rechtsgrundlage zu verarbeiten.

8. Dienstleister und Datenweitergabe

Wir können Daten mit vertrauenswürdigen Dienstleistern teilen oder durch diese verarbeiten lassen, soweit dies für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist. Dazu können Anbieter für Hosting, Datenbankinfrastruktur, Authentifizierung, KI-Verarbeitung, E-Mail-Versand, Zahlungen, Sicherheit, Analytics, Monitoring und Kundensupport gehören.

Je nach aktiver Einrichtung können Dienstleister Infrastruktur-, Datenbank-, KI-Modell-, Zahlungs-, E-Mail- und Hosting-Anbieter wie Supabase, Vercel, OpenAI, Zahlungsanbieter, E-Mail-Anbieter oder ähnliche Dienste umfassen.

Wir können Daten außerdem offenlegen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist, durch Gerichtsbeschluss oder behördliche Anfrage verlangt wird, zum Schutz von Rechten und Sicherheit, zur Untersuchung von Missbrauch oder im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme, Umstrukturierung oder Übertragung von Geschäftsvermögen.

9. Cookies, Local Storage und Analytics

Wir können Cookies, Local Storage, Session Storage und ähnliche Technologien verwenden, um Nutzer angemeldet zu halten, Spracheinstellungen zu speichern, Sicherheitsfunktionen zu betreiben, das Widget mit dem richtigen Agenten zu verbinden, Besuche zu messen, Live-Besucher anzuzeigen und den Dienst zu verbessern.

Einige Technologien können technisch erforderlich sein, damit die Plattform funktioniert. Optionale Analytics-, Marketing- oder nicht notwendige Technologien können je nach geltendem Recht und konkreter Umsetzung eine Einwilligung erfordern.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke angemessen erforderlich ist, einschließlich Betrieb des Dienstes, Kontoverwaltung, Sicherheit, Support, Abrechnung, Streitbearbeitung, gesetzlicher Pflichten und Durchsetzung unserer Bedingungen.

Speicherfristen können je nach Datentyp unterschiedlich sein. Konto- und Abrechnungsunterlagen können etwa länger aufbewahrt werden, wenn dies gesetzlich erforderlich ist, während technische Logs, Analytics-Besuche, Live-Presence-Daten, gecrawlte Inhalte und Chatprotokolle gelöscht, aggregiert oder anonymisiert werden können, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Wenn ein Konto gelöscht oder ein Dienst beendet wird, können bestimmte Daten für einen begrenzten Zeitraum in Backups, Logs, Buchhaltungsunterlagen, Betrugspräventionsdaten oder rechtlicher Dokumentation verbleiben, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

11. Datensicherheit

Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder Offenlegung schützen sollen. Dazu können Zugriffskontrollen, Verschlüsselung bei der Übertragung, eingeschränkter administrativer Zugriff, Trennung von Service-Rollen, Monitoring, Backups und Missbrauchsprävention gehören.

Kein internetbasierter Dienst kann absolute Sicherheit garantieren. Kunden sind dafür verantwortlich, starke Passwörter zu verwenden, den Kontozugriff zu schützen, den Zugriff auf ihre eigenen Konten zu beschränken und uns bei Verdacht auf unbefugte Nutzung unverzüglich zu informieren.

Das SiteMind Ai Labs Widget ist als domaingebundene und isolierte KI-Assistenten-Ebene konzipiert. Es greift nicht auf Website-Passwörter, Zahlungsdaten, Checkout-Formulare, private Kundenkonten, Bestellungen, Datenbanken oder Admin-Bereiche zu. Das Widget nutzt öffentliche Website-Inhalte und technischen Kontext, die für die Beantwortung von Besucherfragen und den Betrieb des Dienstes erforderlich sind.

12. Ihre Rechte

Je nach geltendem Recht können Sie das Recht haben, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung und Überprüfung bestimmter automatisierter Verarbeitungen zu verlangen, soweit anwendbar.

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns über die untenstehenden Kontaktdaten. Wir müssen möglicherweise Ihre Identität prüfen, bevor wir eine Anfrage beantworten.

13. Datenschutz von Kindern

Sitemind Ai Labs ist nicht für Kinder als direkte Kontonutzer bestimmt. Kunden dürfen den Dienst nicht absichtlich nutzen, um personenbezogene Daten von Kindern ohne gültige Rechtsgrundlage und alle erforderlichen Hinweise oder Einwilligungen zu erfassen. Wenn Sie glauben, dass Daten eines Kindes unangemessen übermittelt wurden, kontaktieren Sie uns bitte.

14. Internationale Datenübermittlungen

Daten können abhängig von den verwendeten Anbietern und der Infrastruktur in Ländern außerhalb Ihres Landes oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Soweit erforderlich, stützen wir uns auf geeignete Garantien wie Auftragsverarbeitungsverträge, Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder andere gesetzlich anerkannte Übermittlungsmechanismen.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Dienste, Anbieter, rechtlichen Anforderungen oder Datenverarbeitungspraktiken ändern. Die aktualisierte Version wird mit einem neuen Gültigkeitsdatum auf dieser Seite veröffentlicht. Nach Veröffentlichung gilt die aktualisierte Version bei fortgesetzter Nutzung des Dienstes.

16. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, Datenschutz oder datenschutzbezogenen Anfragen haben, können Sie uns kontaktieren unter: